Cambio de abogado: la venia, los honorarios pendientes y la entrega del expediente

El correo suele llegar un martes por la tarde y empieza con «Estimado compañero». Un cliente ha decidido cambiar de abogado y el nuevo lo comunica. Para el despacho que sale es un momento incómodo; para el que entra, un momento peligroso. Casi nunca por la relación entre compañeros, sino porque en mitad del relevo hay un plazo corriendo y ninguno de los dos lo tiene apuntado como propio.

La venia ya no se pide: se comunica

La palabra sigue en uso, pero la institución cambió. El Código Deontológico de la Abogacía Española, aprobado por el Pleno del Consejo General el 6 de marzo de 2019, lo dice en su artículo 8.1: quien se encargue de un asunto que llevaba otro compañero debe comunicárselo —«lo que tradicionalmente se conoce como venia que nunca podrá denegarse»— de forma que permita acreditar la recepción o, al menos, el intento, y dando cuenta de haber recibido el encargo del cliente. La comunicación se hace inmediatamente después de aceptar el encargo y antes de iniciar cualquier actuación.

El Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021, recoge la misma obligación en su artículo 60:

• El nuevo abogado comunica la sustitución al anterior «en alguna forma que permita la constancia de la recepción», acreditando el encargo.
• El sustituido, «a la mayor brevedad», acusa recibo, pone a disposición la documentación del asunto que obre en su poder y facilita los datos e informaciones necesarios.
• El nuevo abogado queda obligado al secreto profesional sobre lo recibido, con especial atención a las comunicaciones entre compañeros.

El artículo 60.4 remite, para los expedientes judiciales electrónicos, al artículo 17 de la Ley 18/2011. Conviene saber que esa ley fue derogada por el Real Decreto-ley 6/2023; la referencia ha quedado desfasada, aunque el sentido de la norma no cambia.

Y por encima de ambas normas está ahora la Ley Orgánica 5/2024, de 11 de noviembre, del Derecho de Defensa. Su artículo 5.1 reconoce a toda persona el derecho a elegir libremente a su abogado y a prescindir de sus servicios; el 5.2 exige que, cuando se sustituye al profesional, quien asume la defensa tenga acceso a toda la información que estime adecuada.

Conclusión operativa: el anterior abogado no autoriza nada. Recibe una comunicación y tiene obligaciones.

Lo que se arriesga cada uno

El EGA tipifica las conductas como infracciones graves en su artículo 125:

• No comunicar la sustitución al compañero sustituido (art. 125.l).
• Inducir injustificadamente al cliente a no pagar los honorarios devengados por el compañero sustituido (art. 125.a.iv).
• Retener documentación del cliente contra sus instrucciones expresas (art. 125.a.v).
• No remitir la documentación al abogado que le sustituye (art. 125.a.vi).

El Código añade que tiene «especial gravedad» sustituir en un acto procesal sin comunicación escrita y tempestiva al relevado (art. 8.8). Y si es imposible comunicar o acreditar la recepción, la comunicación puede hacerse al Decano u órgano colegial competente, que acusa recibo, y la sustitución se entiende completada (art. 8.9).

Los honorarios pendientes no condicionan el relevo

Este es el punto donde más se tuerce la práctica, así que conviene ser exactos.

El abogado anterior tiene derecho a cobrar lo devengado. El Código obliga al nuevo a informar al cliente de ese derecho y de su obligación de pagar, «sin perjuicio de una eventual discrepancia» (art. 8.4). No es un detalle de cortesía: es parte del deber del abogado entrante.

Pero ese derecho no permite retener el expediente. El artículo 12.A.10 del Código es tajante: la documentación recibida del cliente está siempre a su disposición y no puede retenerse «ni siquiera bajo pretexto de tener pendiente cobro de honorarios». El abogado puede conservar copia. Y hay un límite en sentido contrario: no se entrega al cliente copia de las comunicaciones entre los abogados que intervinieron.

Para cobrar, el sustituido tiene sus vías propias, empezando por la jura de cuentas si los honorarios se devengaron en un procedimiento judicial. Lo que no tiene es una garantía sobre los papeles del cliente. Y la hoja de encargo que firmó en su día es la que mejor le protege ahora: honorarios pactados por escrito se discuten mucho menos.

Nuestra opinión: el despacho saliente que entrega rápido y completo, y reclama su minuta por separado, cobra antes y con menos fricción que el que negocia con el expediente encima de la mesa. Además de ser lo que exige la norma, es lo que funciona.

Caso práctico: una apelación a mitad del relevo

Un despacho de Madrid lleva un juicio ordinario para una empresa. El juzgado dicta sentencia desestimatoria.

• Lunes 21 de septiembre de 2026, 11:40. La procuradora recibe la notificación a través del servicio del Colegio de Procuradores. Conforme al artículo 151.2 de la LEC, se tiene por realizada el día hábil siguiente: martes 22 de septiembre.
• El plazo para interponer apelación es de veinte días (art. 458.1 LEC), hábiles (art. 130 LEC), contados desde el día siguiente (art. 133 LEC). Empieza el miércoles 23 de septiembre. Descontando fines de semana y el lunes 12 de octubre, fiesta nacional, vence el miércoles 21 de octubre. Con el día de gracia del artículo 135 LEC, el escrito puede presentarse hasta las 15:00 del jueves 22 de octubre.
• Martes 29 de septiembre. La empresa, descontenta, firma hoja de encargo con otra abogada. Esa misma tarde, ella envía la comunicación de sustitución al despacho anterior por correo electrónico con solicitud de acuse, adjuntando constancia del encargo. Del plazo de apelación ya han corrido cinco días hábiles.
• Jueves 1 de octubre. El despacho saliente acusa recibo y menciona una minuta pendiente de 2.400 euros más IVA. La abogada entrante informa por escrito a la empresa de ese derecho, como exige el artículo 8.4 del Código.
• Viernes 2 de octubre. El despacho saliente entrega la documentación, con una nota de traspaso que en su primera línea dice: «Sentencia notificada; plazo de apelación vence el 21/10/2026; día de gracia hasta las 15:00 del 22/10/2026». Quedan doce días hábiles.

El cambio de abogado no interrumpe el plazo: la notificación a la procuradora ya lo puso en marcha. Si la nota de traspaso no hubiera señalado la fecha, la abogada entrante habría tenido que reconstruirla desde el justificante de recepción del procurador. Y si la empresa hubiera cambiado también de procurador, el cambio habría tenido que quedar acreditado en autos para que el nuevo profesional recibiera las notificaciones (el artículo 30 de la LEC regula el cese del procurador y la revocación tácita del poder cuando se persona otro).

Protocolo de entrega para el despacho saliente

En el mismo día del acuse de recibo, o lo antes posible:

1. Nota de traspaso, por escrito. Primero, los plazos en curso con su fecha de vencimiento y el documento del que nacen. Después, señalamientos próximos. Después, todo lo demás.
2. Notificaciones pendientes de despachar: lo recibido y aún no trasladado al cliente ni contestado.
3. Copia íntegra de lo actuado: escritos, documentos aportados, resoluciones, justificantes de presentación.
4. Originales del cliente, devueltos o puestos a disposición, con relación firmada.
5. Datos útiles: procurador, contraparte y su letrado, negociaciones abiertas, peritos contactados.
6. Minuta, por separado. No en el mismo correo que la nota de traspaso.

Si el abogado que sale lo hace por renuncia y no por decisión del cliente, el Código le exige notificarlo por escrito y de forma fehaciente al cliente y hacer lo necesario para evitar su indefensión (art. 12.A.6). Y si quien se marcha es un abogado que deja el despacho llevándose clientes, el EGA tipifica como infracción muy grave apropiarse o retener documentos de clientes del despacho anterior sin autorización expresa del cliente (art. 124.l). Es un supuesto distinto, pero conviene tenerlo presente, igual que las cuestiones de conflicto de intereses que puede plantear.

Lista de comprobación para el despacho entrante

1. Comunicación de sustitución antes de cualquier actuación, con acuse o constancia del intento.
2. Hoja de encargo firmada antes de la comunicación: la necesitará para acreditar el encargo.
3. Plazos vivos reconstruidos desde las notificaciones, no solo desde la nota del compañero. Si la nota y la notificación no coinciden, manda la notificación.
4. Personación o comunicación al juzgado del cambio de dirección letrada. El Código prevé que el abogado entrante lo comunique en todo caso (art. 8.7).
5. Notificaciones: confirmar quién las está recibiendo. Con procurador, le llegan a él; sin procurador, revise qué letrado consta en autos para que las de LexNET no sigan yendo al anterior.
6. Información al cliente sobre los honorarios del compañero anterior, por escrito.

Dónde encaja Mandato

Un relevo se pierde por los detalles: la fecha que no estaba en la nota, la notificación que llegó al abogado anterior. Lo explicamos con más detalle en la guía de gestión de expedientes.

En Mandato el expediente reúne plazos, notificaciones de LexNET recibidas y documentos en el mismo sitio, de modo que la nota de traspaso puede salir de lo que ya está registrado, y el despacho entrante puede dar de alta los plazos vivos desde el primer día. La comprobación final contra las notificaciones sigue siendo del abogado.