WhatsApp en el expediente. No en tu teléfono personal
El canal por el que tus clientes internacionales escriben de verdad — con un número del despacho, cada mensaje ligado a su expediente y todo el histórico archivado. Vía WhatsApp Business API, no el móvil de nadie.
Los clientes internacionales no siempre llaman y no siempre escriben correos. Escriben por WhatsApp — a cualquier hora, en su idioma, y casi siempre al móvil personal del abogado que lleva su asunto.
Ese mensaje no está en ningún expediente, no lo ve el resto del equipo y desaparece el día que ese teléfono cambia de manos. Mandato lleva WhatsApp a donde tiene que estar: dentro del asunto.
- Portal del cliente
- Notaría RuizAdjuntamos la minuta de la escritura09:12
- Anna Müller¿Está ya la nota simple?10:04
- Juzgado n.º 4Notificación — señalamiento11:30
El problema: WhatsApp personal como canal profesional
En la práctica, el WhatsApp del despacho es el WhatsApp de un socio. El cliente guarda un número personal, escribe a ese número, y toda la relación pasa por un teléfono que el despacho no controla.
El problema se ve el día que hay que reconstruir qué se dijo. No hay registro consultable, no hay forma de traspasar la conversación a otro abogado, y una instrucción dada por WhatsApp —«sí, firmad vosotros»— vive solo en la memoria de un móvil. Si ese teléfono se pierde, se sustituye o se marcha con su dueño, la conversación se va con él.
- Sin registro: nada de lo hablado queda en el expediente.
- Sin continuidad: si ese abogado falta, nadie más ve el hilo.
- Sin control: una comunicación con el cliente que el despacho no puede recuperar.
La solución: WhatsApp Business API, con un número del despacho
Mandato conecta el número de WhatsApp Business del despacho a través de 360dialog, proveedor oficial de la API de WhatsApp Business (la Cloud API de Meta). El número es del despacho, no de un abogado, y las conversaciones entran directamente en Mandato.
Cada mensaje se asocia al cliente y a su expediente: por el teléfono del remitente cuando ya está en la ficha, o a mano en un clic. El hilo completo —lo que entra y lo que sale— queda a la vista de quien lleva el asunto, con la autoría de cada respuesta.
- Un número de WhatsApp Business propiedad del despacho, dado de alta vía 360dialog.
- Mensajes entrantes y salientes, en los dos sentidos, desde la bandeja del expediente.
- El histórico pertenece al despacho — no al teléfono de un abogado.
Plantillas bilingües, en el idioma del cliente
Las comunicaciones recurrentes —acuse de un documento recibido, aviso de una cita, recordatorio de un plazo, confirmación de una provisión— se envían con plantillas aprobadas de WhatsApp Business, que existen en español y en inglés.
Se elige el idioma del cliente y el resto se rellena desde el expediente. Un comprador alemán recibe el aviso en inglés; el vendedor español, el mismo aviso en español, sin que el despacho mantenga dos versiones de nada.
- Plantillas en español e inglés con los mismos campos de combinación.
- El idioma se ajusta al destinatario, no a quien escribe.
En el portal del cliente
WhatsApp resuelve la conversación rápida; el portal del cliente resuelve el resto. Cada cliente tiene un acceso donde ve el estado de su asunto, los documentos que le corresponden, lo que se le pide y sus facturas — en su idioma.
Los dos canales cuentan la misma historia: el mensaje de WhatsApp y el documento del portal viven en el mismo expediente, no en dos herramientas que no se hablan.
El registro que la Ley 10/2010 espera
Un despacho sujeto a la Ley 10/2010 tiene que poder documentar su relación con el cliente. Una conversación de WhatsApp que solo existe en un móvil personal no ayuda a acreditarlo; una que queda archivada en el expediente, con fecha, autoría y contexto, sí.
En Mandato, los mensajes de WhatsApp se guardan como parte del expediente y quedan en el registro de auditoría inmutable del despacho, junto con el correo y el resto de comunicaciones. No desaparecen cuando cambia el teléfono de un abogado.
- Cada mensaje archivado en el expediente al que pertenece.
- Registro de auditoría inmutable: quién respondió, qué y cuándo.
- El histórico se conserva aunque el abogado que lo mantuvo deje el despacho.
La API de WhatsApp Business exige un número dedicado que no esté activo en la app de WhatsApp ni en WhatsApp Business para móvil; el alta la tramita 360dialog y Mandato acompaña el proceso. No conectamos tu WhatsApp personal, y los mensajes que abren conversación fuera de la ventana de 24 horas se envían con plantillas aprobadas por Meta, no como texto libre. Preferimos decirlo aquí y no después.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi WhatsApp personal con Mandato?
No, y es deliberado. Mandato conecta un número de WhatsApp Business dado de alta a través de 360dialog, no la app de WhatsApp de un móvil personal. Precisamente esa separación es lo que hace que la conversación pertenezca al despacho y no al teléfono de un abogado.
¿Necesito un número de teléfono nuevo?
Necesitas un número que no esté en uso en la app de WhatsApp ni en WhatsApp Business para móvil. Lo habitual es dar de alta el fijo del despacho o una línea nueva dedicada. El alta la gestiona 360dialog, proveedor oficial de la API, y Mandato acompaña el proceso.
¿Qué es 360dialog y por qué aparece aquí?
360dialog es un proveedor oficial (BSP) de la API de WhatsApp Business. WhatsApp no permite operar la API sin uno de estos proveedores. Mandato usa 360dialog para dar de alta y operar el número de tu despacho de forma conforme con las reglas de Meta.
¿El cliente sabe que escribe a un sistema y no a una persona?
El cliente escribe al número de WhatsApp Business del despacho, como escribiría a cualquier empresa. Las respuestas las da el despacho desde Mandato; no es un bot que contesta solo, salvo que configures mensajes automáticos concretos. La conversación la lleva quien lleva el asunto.
¿Se conservan los mensajes si el abogado que los atendía se va?
Sí. Los mensajes pertenecen al expediente, no a la cuenta de quien respondió. Al desactivar a un usuario, su histórico de WhatsApp asociado a expedientes sigue accesible para el despacho, con la autoría intacta.