La hoja de encargo: qué debe contener y por qué ya no conviene prescindir de ella

Muchos despachos siguen trabajando con una hoja de encargo de una página que dice poco más que «el cliente encarga al letrado la defensa de sus intereses en el asunto de referencia» y una cifra. Otros, sobre todo con clientes de confianza, no la firman. Durante años eso fue una mala práctica tolerada. Hoy es un riesgo con nombre y apellidos, y viene de tres normas distintas que apuntan en la misma dirección.

Lo que dicen las normas, sin adornos

Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa. En vigor desde el 4 de diciembre de 2024. Su artículo 15.1 reconoce a toda persona el derecho a solicitar que la contratación de los servicios de defensa se formalice por escrito en una hoja de encargo o medio equivalente, con información comprensible sobre sus derechos, los trámites esenciales, las principales consecuencias jurídicas de su decisión y el presupuesto previo con los honorarios y costes de la actuación. El 15.2 añade que esa hoja incluirá la información del artículo 13 del RGPD cuando se obtengan datos personales.

El artículo 6.2 completa el cuadro con el derecho del cliente a ser informado, entre otras cosas, de la viabilidad de la pretensión y la oportunidad de acudir a medios adecuados de solución de controversias, de los costes generales del proceso y del procedimiento para fijar los honorarios, de las consecuencias de una eventual condena en costas, de la posibilidad de pedir asistencia jurídica gratuita y de la identidad del abogado con su número de colegiado y colegio.

Estatuto General de la Abogacía Española (Real Decreto 135/2021). El artículo 27.1 obliga a proporcionar al cliente, antes de iniciar la actuación, la información del artículo 48, «preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo». Y el 48.4 es más directo: el abogado informará sobre los honorarios y costes de su actuación «mediante la presentación de la hoja de encargo o medio equivalente», y le hará saber las consecuencias de una condena en costas y su cuantía aproximada.

Normativa de consumo. Cuando el cliente es una persona física que actúa fuera de su actividad profesional, es consumidor a efectos del artículo 3 del Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, y el despacho es empresario según su artículo 4. Eso trae el deber de información previa del artículo 60 —incluido el precio total o, si no puede calcularse de antemano, la forma de determinarlo— y el control de cláusulas abusivas de los artículos 80 y 82. El Tribunal de Justicia de la UE ya dijo en el asunto Šiba (C-537/13, 15 de enero de 2015) que la Directiva 93/13 se aplica a los contratos de servicios jurídicos con consumidores, y en el asunto C-395/21 (12 de enero de 2023) precisó que una cláusula de honorarios por horas debe permitir al consumidor evaluar sus consecuencias económicas: el abogado no puede saber cuántas horas dedicará, pero sí debe dar una estimación o comprometerse a informar periódicamente de las horas acumuladas.

Entonces, ¿es obligatoria?

Formalmente, la hoja de encargo escrita sigue siendo un derecho que el cliente puede exigir, no un requisito de validez del contrato. Pero la información que contiene es obligatoria en todo caso, y debe darse antes de empezar. La pregunta práctica no es si puede trabajar sin hoja firmada, sino cómo probará, el día que haya discusión sobre honorarios, que cumplió el artículo 48 y el artículo 60. Una conversación en el despacho no se prueba. Un correo suelto con una cifra, a medias.

Nuestra opinión: con particulares, trabajar sin hoja de encargo firmada ya no es una cuestión de estilo, es aceptar que cualquier conflicto de honorarios empiece con usted en desventaja.

Las cláusulas que no pueden faltar

1. Identificación de las partes. Del cliente, con los datos que ya exige la diligencia debida, y del despacho: nombre, NIF, colegio y número de colegiado, domicilio profesional y medio de contacto electrónico (artículo 48.1 EGAE). Si es una sociedad profesional, su denominación, datos registrales y sede. Si van a intervenir varios abogados, quién dirige el asunto (48.2).

2. Objeto y alcance del encargo, incluido lo que no comprende. Es la cláusula que más conflictos evita y la que peor se redacta. Debe decir qué fases cubre el precio y, de forma igual de explícita, qué queda fuera: recursos, ejecución, incidentes, procedimientos conexos, gestiones ante registros. «Defensa en el asunto» no es un alcance.

3. Honorarios y criterio de cálculo. Cantidad fija, por fases, por horas o mixta. Si es por horas, la tarifa, una estimación razonada del número de horas y la periodicidad con la que se informará de las horas consumidas, en línea con lo que exige el TJUE. El IVA, expresado.

4. Calendario de pagos y provisión de fondos. Cuánto se paga al firmar y en qué hitos el resto, y qué ocurre si una provisión no se atiende.

5. Gastos y suplidos. Procurador, peritos, notaría, registros, traducciones, desplazamientos. Indique quién contrata y quién paga cada uno. Hay un motivo fiscal para hacerlo bien: el artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA excluye de la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso. La hoja de encargo es el sitio natural para ese mandato.

6. Costas. Qué pasa si se ganan (a quién corresponden las costas cobradas de la contraparte y cómo se imputan a los honorarios) y qué pasa si se pierden, con una estimación de su cuantía. Es una exigencia literal del artículo 48.4 EGAE y del 6.2.e de la LO 5/2024.

7. Duración y terminación. El cliente puede prescindir del abogado en cualquier momento (artículo 5.1 de la LO 5/2024), y el abogado puede renunciar. La hoja debe fijar qué honorarios se devengan si el encargo termina antes de tiempo, en proporción al trabajo hecho. Una cláusula que obligue al consumidor a pagar el total del encargo pase lo que pase es la candidata obvia al control de abusividad.

8. Protección de datos. La información del artículo 13 RGPD, que la LO 5/2024 manda incluir en la propia hoja y que puede darse por capas conforme al artículo 11 de la LOPDGDD. Lo desarrollamos en el artículo sobre RGPD en despachos.

9. Prevención del blanqueo. Si el encargo entra en las operaciones del artículo 2.1.ñ) de la Ley 10/2010 —compraventa de inmuebles o sociedades, gestión de fondos, creación o gestión de sociedades, entre otras—, la identificación formal del artículo 3 es previa a la relación de negocio. La hoja es buen momento para recoger la documentación, como explicamos en el artículo sobre KYC para abogados.

10. Información sobre asistencia jurídica gratuita y medios alternativos. Una línea para cada uno, porque ambos están en la lista del artículo 6.2 de la LO 5/2024.

Un ejemplo de encargo bien acotado

Una clienta particular reclama 38.000 euros a la aseguradora de su comunidad por los daños de una filtración. El despacho le presenta esta hoja:

• Alcance. Estudio del asunto; reclamación extrajudicial y el intento de solución previo que la Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general en el orden civil; demanda de juicio ordinario y defensa en primera instancia hasta sentencia.
• No incluido. Recurso de apelación o su oposición, ejecución de sentencia, cualquier procedimiento distinto de éste. Si se necesitan, nueva hoja de encargo con presupuesto previo.
• Honorarios. 4.500 euros más IVA (5.445 euros en total), en tres tramos: 1.500 euros a la firma, 2.000 euros con la presentación de la demanda y 1.000 euros tras la audiencia previa.
• Terminación anticipada. Si el encargo termina antes de presentar la demanda, se devengan 1.500 euros; si termina entre la demanda y la audiencia previa, 3.500 euros.
• Gastos y suplidos. Procurador según arancel, que el despacho anticipa y repercute como suplido por mandato expreso. Informe pericial estimado entre 1.200 y 1.800 euros, contratado y pagado directamente por la clienta.
• Costas. Si se gana con condena en costas, lo que pague la aseguradora por honorarios de abogado se descuenta de los tramos pendientes o se reintegra a la clienta. Si se pierde y se le imponen las costas, el artículo 394.3 LEC limita la parte correspondiente a abogados y demás profesionales no sujetos a arancel a un tercio de la cuantía, es decir, 12.666,67 euros como máximo frente a una sola parte contraria, salvo que el tribunal aprecie temeridad. Más los derechos del procurador contrario.

La clienta sabe cuánto pagará si todo va bien, cuánto si lo deja a medias y cuánto puede costarle perder. Eso es exactamente lo que piden el artículo 48.4 EGAE y el 6.2 de la LO 5/2024, y lo que el artículo 60 TRLGDCU llama información relevante sobre las condiciones económicas.

Firma, entrega y archivo

La hoja de encargo entre despacho y cliente no necesita firma cualificada; una firma avanzada con buena trazabilidad es suficiente, como explicamos en el artículo sobre firma electrónica. Lo que sí importa es que quede archivada con el expediente, con su fecha, y que el cliente tenga copia accesible. Si el despacho trabaja con un portal del cliente, es el sitio lógico: el cliente la consulta cuando tiene dudas sobre lo que incluye su encargo, en lugar de llamar.

Y cuando el asunto crece —llega la apelación, aparece una ejecución—, nueva hoja. La ampliación verbal del encargo es exactamente el agujero que estas normas intentan cerrar.

Dónde encaja Mandato

En Mandato la hoja de encargo firmada se guarda como un documento del expediente, con su fecha, junto al resto del asunto, y el cliente puede consultarla desde su portal. Las facturas se emiten desde ese mismo expediente, con la hoja a la vista para comprobar qué se pactó. Lo que ninguna herramienta hace es acotar el encargo por usted: decidir qué está dentro y qué fuera sigue siendo trabajo del abogado, y es la parte que más vale la pena hacer bien.