El dinero de los clientes, en un libro que no es el tuyo
Provisiones, suplidos y arras en una contabilidad separada de los ingresos del despacho, con conciliación contra el extracto bancario y un estado de cuenta por cliente que se puede imprimir y entregar. Más la carga de trabajo del equipo, los permisos por rol y las cifras que necesitas para decidir.
De todo lo que gestiona un despacho, hay una cosa que responde el socio.
No es la facturación, ni el CRM, ni cuántos expedientes hay abiertos. Es el dinero que el despacho tiene en su cuenta y que no es suyo: la provisión de fondos que entró el martes, los mil euros para la tasa que aún no se ha pagado, las arras que hay que devolver si la operación no se firma. Ese dinero pasa por la cuenta del despacho y sale de ella, y de su trazabilidad responde una persona con nombre y apellidos.
La mayoría del software jurídico lo trata como un apunte más de facturación. Entra el ingreso, se marca el expediente, y la separación entre el dinero del cliente y el del despacho existe únicamente en la cabeza de quien lo apuntó. Eso funciona mientras nadie pregunte, y deja de funcionar exactamente el día en que alguien pregunta.
Mandato lo lleva en su propio libro. Cada movimiento tiene su cliente, su expediente, su fecha, su naturaleza y su autor; el saldo de un cliente no puede quedar en descubierto porque el sistema no deja registrar una salida mayor que lo que hay; y cada apunte queda en el registro de auditoría inmutable. No es un informe que se genera al final. Es cómo está construido el registro.
Provisión y suplido no son lo mismo, y el libro lo sabe
La práctica española distingue con cuidado entre una provisión de fondos —un anticipo contra los honorarios del propio despacho— y un suplido, que es dinero pagado por cuenta del cliente: una tasa, el registro, la notaría, el procurador. Mandato clasifica cada movimiento por su naturaleza —provisión, suplido, arras, iguala, devolución, honorarios— además de por su dirección, de modo que el saldo de un cliente se lee sabiendo qué parte es de quién.
Esa clasificación es una anotación de custodia que hace el despacho, y conviene decir con claridad qué no es: Mandato no deriva de ella ninguna consecuencia fiscal. Que una provisión de honorarios lleve IVA y un suplido no, es criterio del despacho y de su asesoría, y así debe seguir siendo. Lo que aporta la herramienta es que la distinción quede registrada en el momento del apunte y no se reconstruya en junio.
Cada movimiento cuelga de un cliente y, cuando procede, de un expediente. Ese es el detalle que convierte «tenemos 34.000 € de clientes» en «de quién, para qué y desde cuándo».
Conciliación a tres bandas, con la diferencia a la vista
Un libro de terceros que nadie contrasta con el banco es una hoja de cálculo con mejor tipografía. Mandato concilia a una fecha de corte: toma el saldo del libro, descuenta los movimientos que todavía no han pasado por el banco, calcula lo que el extracto debería mostrar y lo compara con lo que muestra de verdad.
La diferencia se presenta como un número. Si es cero —dentro de la tolerancia de medio céntimo que existe para no confundir el ruido de la coma flotante con un descuadre— la conciliación cuadra. Si no lo es, cuadra el importe exacto que falta por explicar, que es la única forma útil de enseñar un descuadre.
La aritmética vive en un módulo puro y tiene sus propias pruebas unitarias, precisamente para que lo que se comprueba sea el cálculo que se ejecuta y no una versión paralela escrita para el test.
El estado de cuenta que el cliente puede pedirte mañana
Un cliente tiene derecho a saber qué ha entregado, en qué se ha ido y qué queda. Mandato genera ese extracto por cliente a partir del mismo libro: cada movimiento con su fecha, su concepto, su naturaleza y el saldo resultante, listo para imprimir o adjuntar.
No es una función espectacular. Es la que hace que la conversación incómoda dure dos minutos en lugar de una tarde reconstruyendo transferencias, y la que un colegio de abogados o un cliente institucional espera encontrar sin tener que pedirla dos veces.
Quién lleva qué, y quién puede ver qué
Dirigir un despacho de doce a veinte personas es sobre todo repartir trabajo y responder de accesos. Mandato muestra la carga por persona —expedientes abiertos, tareas vivas, próximos vencimientos— de modo que la conversación sobre quién está saturado se tenga con datos y no con impresiones.
Los permisos son por rol: dirección, abogado, personal de apoyo y cliente, cada uno con lo que le corresponde y nada más. Un asunto puede además marcarse como confidencial, y entonces solo lo ve quien lo lleva, la dirección y quien reciba acceso expreso — una restricción aplicada en la base de datos, no un filtro de la interfaz.
Y todo lo sensible queda registrado: quién accedió a qué expediente, cuándo, y qué hizo. Ese registro no se puede editar ni borrar a posteriori, que es la única propiedad que hace útil a un registro de accesos.
Mandato lleva el libro de terceros, lo concilia contra el extracto y emite el estado de cuenta por cliente; no es un programa de contabilidad y no pretende serlo. La contabilidad general del despacho se lleva donde ya se lleve —hay exportación a Holded en el plan Profesional— y la clasificación entre provisión y suplido es una anotación de custodia, no un criterio fiscal: quien decide el tratamiento en IVA es tu asesoría. Tampoco tenemos hoy certificación ISO 27001 ni SOC 2, ni API pública, ni SSO/SAML. Están en la página de seguridad, dichos igual de claro.
Preguntas frecuentes
¿Esto sustituye a mi contabilidad?
No, y no debería. Lleva el dinero de clientes —que es lo que la contabilidad general normalmente trata peor, porque no es un ingreso— y lo deja conciliado y trazable. La contabilidad del despacho sigue donde esté; en el plan Profesional hay exportación a Holded para no teclear dos veces.
¿Puede un usuario dejar en descubierto la cuenta de un cliente?
No. Al registrar una salida, el sistema valida que el cliente tenga saldo suficiente y la rechaza si no lo tiene. Es una regla del propio registro, no un aviso que se pueda ignorar, y cada apunte queda en el registro de auditoría con su autor y su fecha.
¿Qué informes tiene un director?
El saldo de terceros por cliente y por expediente, la conciliación a una fecha, la carga de trabajo por persona, y la analítica del despacho. Los informes básicos están en todos los planes; los avanzados y la analítica, en el plan Despacho.
¿Cuánto cuesta para un despacho de quince personas?
El precio es por usuario y por mes, sin permanencia. Quince personas en Profesional son 49 € por usuario al mes, o 41 € con facturación anual —dos meses gratis, 490 € por usuario y año—, sin límite de clientes. Si el despacho necesita el cumplimiento completo, el plan Despacho son 89 €.
¿Cómo se migra un despacho que ya funciona?
Importamos clientes, expedientes y documentos como parte del alta, sin coste adicional. Cuéntanos qué usáis hoy y te decimos exactamente qué se importa y qué no antes de que muevas nada.
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