Provisión de fondos: cuánto pedir, cómo facturarla y cuándo devolverla

En casi todos los despachos, «provisión de fondos» designa dos cosas distintas con el mismo nombre. Una es dinero a cuenta de tus honorarios. La otra es dinero que el cliente te adelanta para pagar, en su nombre, la notaría, el Registro o una certificación. La primera es tuya en cuanto la cobras, y Hacienda lo sabe. La segunda nunca lo es.

El problema no es conceptual —cualquier abogado conoce la diferencia—, sino operativo: llegan en la misma transferencia, se apuntan en la misma línea y a final de asunto nadie sabe ya qué parte era qué. Este artículo va de cómo evitarlo: cuánto pedir, qué documento emitir el día que entra el dinero y cómo cerrar las cuentas cuando el asunto termina.

Lo que dice la deontología

El Estatuto General de la Abogacía (Real Decreto 135/2021) establece en su artículo 26 que los honorarios se convienen libremente entre cliente y abogado, y en el artículo 48 impone el deber de informar al cliente de los honorarios y costes de la actuación. Las reglas concretas sobre provisiones, sin embargo, están en el Código Deontológico de la Abogacía Española, aprobado por el Pleno del Consejo General el 6 de marzo de 2019.

Su artículo 16 —«Provisiones de fondos y pagos a cuenta»— dice lo esencial:

• Se pueden pedir cantidades a cuenta de honorarios, antes o durante el encargo (16.1).
• El importe debe guardar proporción con las previsiones del asunto y el importe estimado de los honorarios (16.2).
• La falta de pago autoriza a renunciar, a condicionar la aceptación del encargo o a cesar en él (16.3).
• Se puede pedir, aparte, una provisión para atender los gastos suplidos (16.4).
• De toda provisión recibida se extiende justificante, y los pagos a cuenta se sujetan a la normativa fiscal y de facturación (16.5).

Y el artículo 19, sobre fondos de clientes y de terceros, añade la parte que más se olvida: esos fondos van a una cuenta específica, no se confunden con los del despacho, no se puede pagar con ellos —tampoco los propios honorarios— sin autorización expresa y escrita (19.4), y el sobrante se devuelve con su liquidación (19.6) sin retenerlo más de lo necesario, aunque el cliente deba honorarios (19.7).

Lo que se deduce para el día a día: el «cuánto» lo marca la proporcionalidad del 16.2, no la desconfianza hacia el cliente; y si el cliente no paga la provisión, el 16.3 te da salida, siempre que la renuncia se haga sin dejarle indefenso.

Cuánto pedir

No hay porcentaje oficial, y conviene desconfiar de quien lo dé. Lo defendible es razonar la cifra contra el presupuesto de la hoja de encargo: si el asunto tiene un precio cerrado, una provisión del 30 % al 50 % antes de presentar la demanda es fácil de justificar; si se factura por horas, la provisión debería cubrir la fase que vas a ejecutar a continuación, no el asunto entero.

Dos reglas prácticas. Primera: la provisión para honorarios y la provisión para suplidos se piden por separado, con importes separados, aunque se paguen en la misma transferencia. Segunda: la provisión para suplidos se calcula sobre gastos concretos y previsibles —una copia autorizada, una certificación registral—, no como colchón genérico.

El día que entra el dinero: factura de anticipo

Aquí está el error más frecuente. Muchos despachos cobran la provisión de honorarios, emiten un «recibo» y dejan la factura para el final. Fiscalmente, eso no funciona.

El artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 del IVA dispone que, en las operaciones que originen pagos anticipados, el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio, por los importes efectivamente percibidos. Y el artículo 2.1 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedir factura también por los pagos recibidos antes de prestar el servicio. Si el cliente es empresario o profesional, el artículo 11 del mismo reglamento da de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo.

En otras palabras: la provisión de honorarios genera una factura de anticipo, con su IVA del 21 %, en el trimestre en que se cobra. Si el «justificante» del 16.5 del Código Deontológico no es una factura, no cumple la segunda mitad de ese mismo apartado.

La retención de IRPF sigue la misma lógica. Si facturas como persona física y el cliente es una empresa o un profesional, el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF fija el 15 % sobre los ingresos íntegros, o el 7 % en el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, previa comunicación al pagador. Y el artículo 78.1 del mismo reglamento sitúa el nacimiento de la obligación de retener en el momento en que se satisfacen las rentas. El anticipo se paga ahora, luego la retención se practica ahora, sobre la base de la factura de anticipo.

Los suplidos no son ingreso

La provisión para suplidos funciona al revés. El artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA excluye de la base imponible «las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo», con dos condiciones: justificar la cuantía efectiva de esos gastos y no deducirse el IVA que los haya gravado.

Consecuencias operativas:

• La provisión para suplidos no lleva IVA ni retención cuando la recibes.
• El gasto suplido debe estar a nombre del cliente: la factura del notario o del Registro se emite al cliente, no al despacho. Si está a nombre del despacho, ya no es un suplido, es un gasto tuyo que repercutes, y entonces sí forma parte de tu base.
• Necesitas el mandato expreso. La hoja de encargo es el sitio natural para dejarlo escrito.
• Al cerrar, rindes cuentas con los justificantes y devuelves lo que sobre.

Un caso completo, con números

Un despacho unipersonal de Valencia asume el 2 de marzo de 2026 la reclamación de una sociedad cliente contra un proveedor. Presupuesto en la hoja de encargo: 4.200 € de honorarios más IVA, y una previsión de gastos de notaría y Registro. El abogado pide dos provisiones: 1.500 € a cuenta de honorarios y 300 € para suplidos.

El lunes 16 de marzo entra el pago. El despacho emite ese mismo día la factura de anticipo:

• Base: 1.500,00 €
• IVA 21 %: 315,00 €
• Retención IRPF 15 %: −225,00 €
• Total a pagar: 1.590,00 €

El cliente transfiere 1.590,00 € por la factura y 300,00 € por la provisión de suplidos, es decir, 1.890,00 €. Los 225,00 € de retención los ingresa el cliente en su modelo 111 del primer trimestre; el despacho declara los 315,00 € de IVA en su modelo 303 del primer trimestre, aunque el asunto esté en sus primeras semanas. Los 300,00 € no aparecen en ninguna de las dos declaraciones.

Durante el asunto se pagan, a nombre del cliente, una copia autorizada notarial por 118,58 € y una certificación registral por 23,60 €: 142,18 € en total.

El asunto termina en julio con un acuerdo. La factura final recoge el total de honorarios, 4.200,00 €, descuenta la base ya facturada en marzo con referencia a la factura de anticipo, y factura el resto:

• Base pendiente: 2.700,00 €
• IVA 21 %: 567,00 €
• Retención IRPF 15 %: −405,00 €
• Total a pagar: 2.862,00 €

Por separado, el despacho entrega la liquidación de suplidos: 300,00 € recibidos, 142,18 € pagados con sus dos justificantes, 157,82 € de sobrante, que se devuelven por transferencia. No se compensan con la factura final, salvo que la hoja de encargo contenga una autorización escrita para hacerlo; el artículo 19 del Código Deontológico es claro en eso.

Si el asunto se hubiera cerrado antes de consumir el anticipo —por ejemplo, porque el cliente revoca el encargo y solo se devengan 1.000 € de honorarios—, el camino es una factura rectificativa por la diferencia, conforme al artículo 80.Dos de la Ley del IVA y al artículo 15 del Reglamento de facturación, y la devolución de los 500 € de base con su IVA, ajustando la retención.

Por qué no conviene un «recibo» provisional

La opinión, sin rodeos: la provisión de honorarios debe facturarse el día que se cobra, siempre, aunque el cliente prefiera «una sola factura al final». Hay tres razones. La fiscal ya está expuesta: el IVA se devenga con el cobro. La segunda es probatoria: si el asunto acaba mal y tienes que reclamar honorarios —incluso por jura de cuentas—, una secuencia limpia de facturas de anticipo y factura final se defiende sola. La tercera es de sistema: con VeriFactu en el calendario, un recibo que más tarde se convierte en factura con otra fecha es justo el tipo de apaño que un registro encadenado e inalterable pone en evidencia.

Para el contexto de cómo encaja esto en el resto del circuito de cobro —registrar el trabajo cuando ocurre y que la factura nazca del expediente—, sirve el artículo sobre automatizar la facturación del despacho.

Cómo lo resuelve Mandato

En la facturación de Mandato la provisión para honorarios y la provisión para suplidos se registran en el expediente como conceptos distintos. La primera genera una factura de anticipo con su IVA y su retención; la segunda queda como saldo del cliente, contra el que se imputan los gastos con su justificante. Al cerrar el asunto, la factura final descuenta los anticipos ya facturados y la liquidación de suplidos muestra el sobrante a devolver. Las facturas se emiten preparadas para VeriFactu. El criterio fiscal de cada caso particular sigue siendo de tu asesor; lo que el programa evita es que, ocho meses después, nadie recuerde qué parte de aquella transferencia era de quién.