Guía completa de VeriFactu para abogados: lo que necesitas saber

Conviene empezar por la fecha, porque medio internet sigue dando la equivocada. VeriFactu no está en vigor. El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, aplazó un año el calendario: las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades quedan obligadas el 1 de enero de 2027, y el resto de obligados —autónomos incluidos, y por tanto la mayoría de abogados por cuenta propia— el 1 de julio de 2027. Si tu despacho sigue emitiendo minutas desde una plantilla de Word, hoy no está incumpliendo nada. Lo que tiene es un plazo, y es más corto de lo que parece.

Esta guía explica de dónde sale la obligación, qué exige exactamente y qué cambia en la práctica diaria de un despacho pequeño o mediano. Sin alarmismo —el aplazamiento es real y no vamos a fingir una urgencia que la norma ya no impone— pero sin edulcorar: es una obligación real, con sanciones reales, y llega.

De dónde sale la obligación

El origen es la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que añadió la letra j) al artículo 29.2 de la Ley General Tributaria. Esa letra impone una obligación nueva: los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Dicho en llano: el programa con el que facturas no puede permitir borrar ni retocar una factura sin dejar rastro.

El desarrollo llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y con la Orden HAC/1177/2024, que fija la especificación técnica: cómo se construye cada registro, cómo se encadena con el anterior y cómo se comunica con la AEAT. El Real Decreto 254/2025 fijó después el calendario en enero y julio de 2026 — y el Real Decreto-ley 15/2025 volvió a moverlo un año, hasta el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Son las fechas vigentes mientras se escribe esto; el calendario se ha revisado tres veces, así que confirma la tuya en la sede de la AEAT antes de planificar sobre ella.

Qué tiene que hacer el programa con el que facturas

El reglamento no regula el diseño de tu minuta; regula lo que ocurre por debajo. Un sistema informático de facturación conforme debe hacer, como mínimo, cuatro cosas.

Primero, generar un registro de facturación por cada factura emitida (y otro por cada anulación), con un contenido tasado: datos del emisor, número y serie, fecha, importes, tipo de factura. Segundo, encadenar esos registros: cada uno incorpora una huella —un hash— del anterior, de modo que la serie completa forma una cadena en la que no se puede insertar, quitar ni alterar nada sin romperla. Tercero, mantener un registro de eventos: el propio sistema anota lo que pasa dentro de él. Y cuarto, imprimir en cada factura un código QR que permite verificarla, junto con la leyenda correspondiente.

La consecuencia práctica es la que intuyes: Word y Excel no pueden hacer nada de esto. No generan registros, no encadenan nada y permiten modificar cualquier documento sin dejar huella. No es que estén desaconsejados; es que no cumplen.

Los dos modos: VERI*FACTU o la vía difícil

El reglamento admite dos formas de cumplir. La primera es operar como sistema de emisión de facturas verificables —el modo VERI*FACTU propiamente dicho—: el programa remite cada registro de facturación a la AEAT de forma automática en el momento de emitir, y la factura lleva la leyenda que lo indica. A cambio de esa remisión continua, el sistema queda liberado de algunas exigencias adicionales, y el cliente puede comprobar su factura escaneando el QR contra la propia AEAT.

La segunda es no remitir los registros. Es legal, pero más exigente: el sistema debe firmar electrónicamente cada registro, conservarlos con todas las garantías y estar en condiciones de ponerlos a disposición de la Administración cuando los pida. En la práctica, la mayoría del software del mercado ha optado por el modo VERI*FACTU, porque es más simple de operar y deja al usuario en una posición más cómoda ante una comprobación.

Para un despacho, la elección del modo es sobre todo una decisión de su proveedor de software. Lo que te toca a ti es comprobar que el programa que usas cumple en alguno de los dos, y que lo declara mediante la correspondiente declaración responsable del fabricante.

Quién queda fuera

No todo el mundo está dentro. La exclusión más relevante es la de quienes ya llevan sus libros registro a través del Suministro Inmediato de Información (SII): grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el REDEME ya remiten su facturación a la AEAT por otra vía y no están obligados a VeriFactu. Si tu despacho factura a través de una sociedad acogida al SII, tu régimen es otro.

Los territorios forales son un caso aparte: en el País Vasco rige TicketBAI, un sistema propio con sus propias fechas y requisitos, y Navarra tiene también su regulación foral, de modo que nada de lo anterior se aplica tal cual allí. Y existen supuestos particulares —operaciones documentadas por terceros, ciertos regímenes especiales— para los que conviene ir directamente a los materiales oficiales de la AEAT antes de sacar conclusiones.

Qué cambia en el día a día del despacho

Para un despacho pequeño, el cambio visible es menos dramático de lo que sugiere el volumen de normativa. La minuta sigue siendo una minuta: mismos conceptos, mismos plazos, mismo IVA y misma retención. Lo que cambia es el instrumento con el que se emite y la disciplina que ese instrumento impone.

Las series y la numeración las gestiona el sistema, no una celda de Excel que alguien incrementa a mano. Una factura emitida ya no se corrige «abriendo el archivo»: si hay un error, se emite una rectificativa, y esa rectificativa genera su propio registro encadenado. Las provisiones de fondos y las igualas se documentan igual que siempre, pero a través del mismo sistema conforme. Y el QR de cada factura es visible para el cliente, lo que —dicho sea de paso— transmite una imagen de orden que a un despacho no le sobra.

Lo que desaparece es el margen para la informalidad: la factura que se rehace, la numeración que se recompone a final de año, el borrador que se envió como definitivo. Ese margen era precisamente el objetivo de la norma.

Las sanciones existen y son concretas

La Ley 11/2021 no se limitó a crear la obligación; creó también su régimen sancionador, en el artículo 201 bis de la LGT. Para los fabricantes y comercializadores de software no conforme, las multas llegan a 150.000 euros por ejercicio. Para el usuario, la mera tenencia de sistemas que no cumplan los requisitos —o que no estén debidamente certificados cuando proceda— se sanciona con 50.000 euros por ejercicio.

Conviene leer esa cifra con calma: no hace falta que se acredite ocultación de ingresos. La infracción es tener y usar el sistema no conforme. Es exactamente el tipo de riesgo que un despacho —que vive de gestionar el riesgo ajeno— no debería asumir en su propia casa.

Cómo lo resuelve Mandato

La facturación de Mandato está construida para este escenario: series, registros de facturación y códigos QR conforme al reglamento, dentro de la misma herramienta donde ya viven los expedientes y los tiempos del despacho. Si quieres ver cómo queda una minuta emitida así y qué implica en la operativa, la página de VeriFactu en Mandato lo muestra sin rodeos.

Por dónde seguir

Si quieres el detalle completo —calendario, modos, casos particulares y una lista de comprobación para tu despacho—, tenemos una guía de VeriFactu para despachos más extensa que este artículo. Y para los supuestos de frontera, la fuente es siempre la misma: la sección de VeriFactu del sitio oficial de la AEAT, que mantiene publicadas las preguntas frecuentes y la normativa consolidada.

La conclusión cabe en una frase: VeriFactu llega en 2027, el aplazamiento no es un indulto sino un año de margen, y la única decisión pendiente en la mayoría de despachos es con qué herramienta cumplirlo. Cuanto antes se tome, más tranquila es la migración — y en un despacho, un cambio de sistema de facturación se hace mejor en un mes flojo que en la semana anterior a una fecha límite.