VeriFactu para despachos: qué es, cuándo aplica y cómo prepararse

VeriFactu es, en una frase, la exigencia de que las facturas se emitan con un software que no permita alterarlas después. Detrás de esa idea sencilla hay un reglamento, un calendario que ha cambiado varias veces y bastante ruido comercial. Esta guía separa lo que la norma pide de verdad de lo que le van a intentar vender, y explica qué tiene que hacer un despacho para estar en regla.

Una advertencia desde el principio: las fechas de obligatoriedad se han modificado más de una vez desde que se aprobó el reglamento. Ninguna guía —tampoco esta— sustituye la confirmación con la AEAT o con su asesor fiscal del plazo que le aplica hoy. Lo que sí se mantiene estable es qué hay que hacer; lo que se ha movido es el cuándo.

Qué es VeriFactu, sin la jerga

VeriFactu nace del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, desarrollado después por la Orden HAC/1177/2024. Es una de las piezas de la llamada Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su objetivo es acabar con el software de doble uso: aquellos programas que permitían emitir una factura y luego borrarla o modificarla sin dejar rastro.

Para lograrlo, el reglamento obliga a que el sistema de facturación genere, por cada factura, un registro de facturación con tres propiedades:

• Trazabilidad y encadenamiento. Cada registro incorpora una huella (un hash) del registro anterior, de modo que forman una cadena. Alterar una factura del medio rompería la cadena y sería detectable.
• Inalterabilidad. Una vez emitido, el registro no se puede modificar ni borrar sin dejar constancia. Las correcciones se hacen con facturas rectificativas, no reescribiendo el pasado.
• Conservación y legibilidad. Los registros se conservan y deben poder ponerse a disposición de la Administración.

El reglamento contempla dos formas de cumplir. En la modalidad VeriFactu propiamente dicha, el sistema remite los registros a la AEAT —o los tiene a su disposición— y la factura incorpora un código QR y la leyenda de que es una factura verificable en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En la modalidad de «sistema no verificable», no se remiten automáticamente, pero a cambio el software debe cumplir requisitos internos más estrictos, como la firma electrónica de cada registro. Para la mayoría de los despachos, la vía VeriFactu es la más sencilla de sostener.

Conviene deshacer un malentendido frecuente: no existe un logotipo oficial de VeriFactu que descargar y pegar. El identificador real del sistema es el QR de la factura junto a esa leyenda de verificabilidad. Cualquier emblema verde con un documento y un tic que le ofrezcan es interpretación de un tercero, no un sello de la AEAT.

A quién obliga y desde cuándo

Aquí es donde hay que ir con pies de plomo, porque el calendario ha sido lo más cambiante de toda la norma.

El punto de partida afecta a quién fabrica el software: los productores y comercializadores de sistemas de facturación debían tener sus productos adaptados en una fecha temprana (fijada en julio de 2025). Eso es asunto del proveedor, no del despacho, pero conviene preguntarlo: un software que no estuviera adaptado a tiempo es una señal de alarma.

Para quien factura, el Real Decreto 254/2025 estableció dos fechas escalonadas: primero los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y después el resto —autónomos y demás obligados—. El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, aplazó un año ambas fechas. El calendario vigente, a día de hoy, es este:

Desde	A quién obliga
1 de enero de 2027	Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027	Autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas.
Julio de 2025	Productores y comercializadores de software — obligación del proveedor, no del despacho.

2026 es periodo voluntario. Se puede emitir con un sistema VeriFactu y remitir registros a la AEAT desde ya, pero nadie está obligado todavía. Dicho esto, y como el calendario ya se ha movido dos veces, confirme el plazo que le aplica en la sede de la AEAT o con su asesor antes de tomar una decisión de compra. Lo prudente es no esperar al límite: la adaptación se hace mejor en un mes tranquilo que la semana antes de la fecha.

Qué tiene que hacer, en la práctica, un despacho

Despejado el «cuándo», el «qué» es más estable y más manejable de lo que el ruido sugiere. Para un despacho, prepararse para VeriFactu se reduce a cuatro cosas.

Facturar con un software que cumpla. Es el 90 % del asunto. Si emite sus facturas con un programa que genera registros encadenados e inalterables, la mayor parte de la obligación queda cubierta por diseño. Si las emite con una plantilla de hoja de cálculo o un procesador de textos, esa es precisamente la práctica que la norma quiere terminar.

Dejar de corregir facturas «a mano». El hábito de reabrir una factura ya emitida para cambiar un importe o un dato desaparece. A partir de ahora, se corrige con una factura rectificativa. Es un cambio de costumbre más que de tecnología, pero es el que más cuesta interiorizar.

Conservar los registros. El sistema debe guardar la cadena de registros y poder exportarla. No es algo que se haga a mano; lo hace el software. Pero conviene confirmar que su herramienta lo permite.

No confundir facturación con contabilidad. VeriFactu regula cómo se emiten las facturas, no sustituye a la contabilidad ni a la presentación de modelos. Muchos despachos separan —con buen criterio— la gestión del despacho de los libros contables, y eso sigue siendo perfectamente válido.

Cómo encaja Mandato

Conviene ser preciso sobre qué hace Mandato y qué no, porque en materia regulada la imprecisión se paga.

Mandato genera las facturas del despacho —provisiones de fondos, proformas, igualas— a partir del tiempo registrado y del modelo de facturación de cada expediente. Esos registros se emiten encadenados, con numeración correlativa e inalterables, con la trazabilidad que el reglamento exige. En ese sentido, Mandato está preparado para VeriFactu: la estructura del registro y la cadena de huellas están construidas según los requisitos de la norma.

Lo que Mandato no hace es sustituir a su contabilidad ni presentar sus modelos fiscales. Para el cumplimiento pleno —incluida la remisión y la llevanza de libros— Mandato exporta a Holded, que es donde viven la contabilidad y la parte fiscal. El reparto es deliberado: Mandato lleva el despacho; Holded lleva los libros y la relación con Hacienda. Puede ver el detalle de esta división en la página de VeriFactu y en la integración con la AEAT, donde explicamos con la misma franqueza qué está conectado y qué no.

Dicho de otro modo: Mandato no le promete «enviar sus facturas a la AEAT de serie», porque esa afirmación, sin un certificado configurado y un entorno productivo, no sería cierta. Le promete algo más honesto y más útil: que la facturación de su despacho nace ya con la forma que la norma pide, y que el paso a la contabilidad está resuelto.

Un plan de preparación en cuatro semanas

Si quiere llegar a su fecha —la que sea— sin agobios, este ritmo funciona.

La primera semana, confirme el plazo que le aplica y revise cómo factura hoy: quién emite, con qué herramienta y cuántas correcciones «a mano» hace al mes. Ese número le dirá cuánto hábito hay que cambiar.

La segunda, elija y configure el software de facturación, y conecte la salida a su contabilidad. Si separa despacho y libros, defina el punto de traspaso.

La tercera, emita en paralelo: unas facturas por el sistema nuevo, comprobando la cadena y el QR, mientras mantiene el anterior como red. Es la fase donde se detectan los detalles.

La cuarta, forme al equipo en la única costumbre nueva de verdad —rectificar en lugar de reescribir— y fije la fecha de corte a partir de la cual todo se emite ya por el sistema nuevo.

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VeriFactu asusta más por el ruido que por su contenido. La obligación de fondo —facturar con un sistema que no deje alterar el pasado— es razonable y, con el software adecuado, casi invisible en el día a día. Si quiere ver cómo lo resuelve Mandato sin sobreactuar lo que hace, empiece por la página de VeriFactu o por la guía para digitalizar el despacho, donde esta pieza encaja en un cambio más amplio.