Cerrar un expediente no es borrarlo: cuánto tiempo conservar cada cosa

Todo despacho tiene un armario —físico o en un servidor— con expedientes cerrados hace diez o quince años que nadie se atreve a tocar. La razón es comprensible: borrar algo que luego hace falta es peor que guardarlo de más. Pero el razonamiento ya no se sostiene. Guardar sin plazo incumple el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD, y destruir sin criterio deja al despacho sin defensa ante una reclamación de responsabilidad.

La pregunta «¿cuánto tiempo hay que guardar un expediente?» tiene una respuesta incómoda: ninguna. No existe un plazo del expediente. Existen plazos de cada cosa que hay dentro, con fundamentos distintos, que empiezan a contar en momentos distintos. Cerrar un expediente exige un plan de conservación por categorías de documento, no un número. Quien aplica un solo número —«diez años y fuera», «seis años», «para siempre»— se equivoca casi seguro en alguna categoría, por exceso o por defecto.

Las cinco normas que fijan los plazos

Ley 10/2010, de prevención del blanqueo. El abogado es sujeto obligado cuando participa en las operaciones del artículo 2.1.ñ, entre ellas la compraventa de inmuebles y la constitución o gestión de sociedades. El artículo 25 obliga a conservar durante diez años la documentación del cumplimiento de la ley: copia de los documentos de diligencia debida y los registros que acrediten las operaciones, contados desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional. Hay dos matices que casi nadie aplica. Primero, a los cinco años esa documentación solo puede ser accesible para los órganos de control interno del despacho y, en su caso, para quien asuma su defensa legal. Segundo, el artículo dice que tras los diez años se procede a su eliminación. No es una facultad.

Ley General Tributaria. El artículo 29.2.e incluye entre las obligaciones formales la de conservar facturas, documentos y justificantes. El artículo 66 fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a liquidar y a exigir el pago, y el 67.1 lo hace correr desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración. Cuatro años desde el fin del plazo, no desde la factura: la factura de septiembre de 2022 cuenta desde el 21 de octubre de 2022, día siguiente al vencimiento del 303 del tercer trimestre. Y los cuatro años se interrumpen con cualquier actuación de la Administración o del propio contribuyente, de modo que un requerimiento reinicia el reloj.

La excepción que conviene conocer es el artículo 66 bis: el derecho a comprobar bases imponibles negativas o deducciones pendientes prescribe a los diez años, y el contribuyente que las compensa sigue obligado a aportar las liquidaciones y la contabilidad que las originaron.

Código de Comercio. El artículo 30 obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. Afecta al despacho constituido como sociedad profesional: la Ley 2/2007 permite adoptar cualquier forma societaria y remite, supletoriamente, a las normas de la forma adoptada, y una SLP lleva contabilidad mercantil como cualquier SL. El abogado individual no está en el artículo 30, pero sí en las obligaciones de libros registro de la normativa fiscal.

Código Civil. La responsabilidad profesional del abogado frente a su cliente es, con carácter general, contractual. Desde la reforma de la Ley 42/2015, el artículo 1964.2 fija en cinco años la prescripción de las acciones personales sin plazo especial, contados desde que pudo exigirse el cumplimiento. Es el plazo que importa para la propia exposición del despacho, y el más difícil de calcular: el día inicial se discute caso por caso, y cuando el daño se manifiesta años después del asunto, el reloj puede empezar mucho más tarde de lo que el despacho cree.

RGPD y LOPDGDD. El artículo 5.1.e del RGPD exige mantener los datos de forma que permitan identificar al interesado «durante no más tiempo del necesario». El artículo 17.3.e excluye la supresión cuando el tratamiento es necesario para la defensa de reclamaciones. Y el artículo 32 de la LOPDGDD añade una figura propia del Derecho español: el bloqueo. Al suprimir, el responsable bloquea los datos, los identifica y reserva, impide cualquier tratamiento, incluida su visualización, y solo los pone a disposición de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o Administraciones competentes durante el plazo de prescripción de las responsabilidades. Transcurrido ese plazo, destrucción.

La tabla de conservación

Categoría	Plazo	Base	Al vencer
Diligencia debida e identificación (Ley 10/2010)	10 años desde fin de la relación u operación; acceso restringido desde el 5.º	Art. 25 Ley 10/2010	Eliminación
Facturas y justificantes fiscales	Mínimo 4 años desde fin del plazo de declaración, más si se interrumpe	Arts. 29.2.e, 66 y 67 LGT	Destrucción segura
Contabilidad y justificantes (SLP)	6 años desde el último asiento	Art. 30 CCom	Destrucción segura
Liquidaciones y contabilidad de bases negativas o deducciones pendientes	Mientras se compensen; comprobación hasta 10 años	Art. 66 bis LGT	Conservar hasta agotar
Núcleo defensivo del expediente	Mientras pueda exigirse responsabilidad; acción contractual, 5 años desde que pudo ejercitarse	Art. 1964.2 CC; art. 17.3.e RGPD	Bloqueo, revisión con fecha
Resto de datos personales (duplicados, borradores, datos de terceros)	Lo necesario para la finalidad	Art. 5.1.e RGPD	Supresión con bloqueo, art. 32 LOPDGDD
Originales del cliente	No se conservan	—	Devolución al cierre, con acuse

Dos filas merecen comentario. El «núcleo defensivo» es lo que el despacho necesitaría para defenderse de una reclamación: la hoja de encargo, el informe o dictamen entregado, la correspondencia en la que se advirtió un riesgo o se recibieron instrucciones del cliente, y el escrito o documento final. No son los catorce borradores ni las copias de pasaporte. Y los originales del cliente no son del despacho: se devuelven al cerrar, y el acuse de recibo pasa a formar parte del núcleo.

Un expediente de 2016, revisado en octubre de 2026

Un despacho constituido como SLP asesoró en 2016 a un cliente danés en la compra de un apartamento en Marbella. Encargo firmado en febrero; escritura otorgada el martes 15 de marzo de 2016; liquidación del impuesto e inscripción en los meses siguientes; expediente cerrado y minuta emitida el 30 de junio de 2016. El cliente no volvió a encargar nada. ¿Qué puede destruirse hoy?

Diligencia debida. Fue una operación ocasional ejecutada el 15 de marzo de 2016. Los diez años vencieron el 15 de marzo de 2026 y, aunque se computara desde el cierre de junio, también han pasado. La copia del pasaporte, el cuestionario de origen de fondos y el justificante de la transferencia deben eliminarse, salvo que exista un requerimiento o procedimiento abierto que los afecte. Si el cliente hubiera vuelto en 2021 para otorgar testamento, la relación de negocios habría seguido viva y el plazo contaría desde su terminación: el registro de encargos del cliente decide, no la fecha del primer expediente.

Factura y fiscalidad. La minuta de junio de 2016 entró en el 303 del segundo trimestre, cuyo plazo terminó el 20 de julio de 2016: salvo interrupción, prescrita en 2020. El Impuesto sobre Sociedades de 2016 se declaró en julio de 2017: prescrito en 2021. La contabilidad de 2016, por el Código de Comercio, seis años después del último asiento de aquel ejercicio: en la práctica, 2023. Todo vencido, con una excepción: si la sociedad generó bases imponibles negativas en 2016 y aún las está compensando, la liquidación y la contabilidad de 2016 se conservan mientras dure la compensación, y el derecho de la Administración a comprobarlas llega a julio de 2027.

Responsabilidad profesional. Aquí está la decisión difícil. Cinco años desde 2016 dan 2021, y la tentación es destruirlo todo. Pero si el cliente descubre en 2026, al intentar vender, una carga o una irregularidad urbanística que el despacho debió advertir, discutirá que la acción no pudo ejercitarse hasta entonces. Sin la nota simple que se pidió, el informe que se entregó y el correo en el que se le advirtió del riesgo, el despacho se defiende de memoria.

El resultado en 2026: se elimina la documentación de diligencia debida, se destruyen los borradores, las copias duplicadas y la factura, y se bloquea el núcleo defensivo con una fecha de revisión anotada y un motivo escrito. Una parte pequeña del volumen original sigue existiendo, pero ya no está en el árbol de carpetas que consulta todo el equipo.

Destruir también es un procedimiento

La destrucción segura cuenta tanto como el plazo. Papel por empresa certificada y con certificado de destrucción; archivos digitales borrados también de copias de seguridad y de sincronizaciones en portátiles. Y un aviso actual: un expediente que debía estar bloqueado y sigue indexado en una herramienta de búsqueda o de IA está siendo tratado, con todos los problemas de secreto profesional que eso implica. Un archivo antiguo perdido o expuesto es una brecha con su plazo de 72 horas, aunque nadie lo haya abierto en una década.

La tabla de conservación debería estar en el registro de actividades de tratamiento que ya exige el RGPD, y la parte de la Ley 10/2010 en el manual de procedimientos del despacho, que desarrollamos en la guía de cumplimiento de la Ley 10/2010 y en el artículo sobre KYC para abogados.

Cómo ayuda Mandato

En Mandato, los documentos viven dentro de cada expediente, y la documentación de diligencia debida en el módulo de cumplimiento, separada del trabajo jurídico. Esa separación es la que permite aplicar a cada parte su propio plazo al cerrar el asunto, en lugar de tratar la carpeta como un bloque. Las fechas de revisión se programan en la agenda como cualquier otro plazo. Qué conservar y hasta cuándo sigue siendo una decisión del despacho; la herramienta sirve para que esa decisión quede tomada y anotada el día del cierre, no diez años después.